Cara Mutasi Siswa yang Benar : Panduan Lengkap bagi Sekolah, Orang Tua, dan Siswa Yang melakukan Mutasi Sekolah.
Mutasi siswa adalah proses perpindahan peserta didik dari satu sekolah ke sekolah lain dengan alasan tertentu, baik antar daerah maupun dalam satu wilayah. Proses ini tampak sederhana, namun sebenarnya memiliki prosedur administratif yang harus diikuti agar data siswa tetap valid dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari, terutama dalam sistem pendataan nasional seperti Dapodik (Data Pokok Pendidikan) dan EMIS (Education Management Information System) bagi madrasah.
Berikut panduan lengkap mengenai cara mutasi siswa yang benar, sesuai dengan ketentuan umum dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) serta Kementerian Agama (Kemenag).
A. Alasan Umum Mutasi Siswa.
Mutasi siswa biasanya dilakukan karena beberapa alasan berikut :
- Pindah domisili orang tua ke daerah lain.
- Penyesuaian lingkungan belajar yang lebih sesuai dengan kebutuhan siswa.
- Alasan kesehatan atau kebutuhan khusus.
- Perpindahan orang tua/wali tugas kerja (ASN, TNI/Polri, pegawai swasta).
- Perpindahan antar jenjang (misalnya dari madrasah ke sekolah umum atau sebaliknya).
- Menentukan alasan mutasi dengan jelas penting agar pihak sekolah penerima dan asal dapat memverifikasi keabsahan dokumen dengan mudah.
B. Prosedur Mutasi dari Sekolah Asal.
Sebelum siswa diterima di sekolah tujuan, ada beberapa langkah yang wajib dilakukan oleh sekolah asal :
- Permohonan Mutasi : Orang tua/wali siswa/Siswa ybs mengajukan surat permohonan mutasi tertulis ke Satuan Pendidikan Asal/kepala sekolah/Wakasis/Wali Kelas dengan menyertakan alasan pindah dan bukti pendukung baik itu secara tertulis atau secara lisan.
- Verifikasi dan Persetujuan Kepala Sekolah : Kepala sekolah meninjau permohonan dan mengeluarkan Surat Keterangan Pindah Sekolah (SKPS) serta Surat Keterangan Nilai Rapor Terakhir.
- Melakukan Mutasi Data dari Dapodik/EMIS : Operator sekolah memutasikan status keaktifan siswa dari sistem agar tidak terjadi data ganda
- Penyerahan Berkas ke Orang Tua/Wali : Dokumen yang diserahkan meliputi Suket Pindah, fotokopi rapor terakhir, kartu keluarga, dan pas foto terbaru ke Sekolah Tujuan.
C. Prosedur di Sekolah Tujuan.
- Pendaftaran Ulang dan Verifikasi: Orang tua membawa seluruh berkas ke sekolah tujuan untuk diverifikasi.
- Persetujuan Kepala Sekolah Tujuan: Jika disetujui, sekolah tujuan menerbitkan Surat Keterangan Diterima (SKD).
- Entri Data ke Sistem: Operator sekolah tujuan memasukkan data siswa ke Dapodik/EMIS dengan status pindahan.
- Pelaporan ke Dinas Pendidikan/Kemenag: Sekolah wajib melaporkan penerimaan siswa pindahan ke dinas pendidikan atau kantor Kemenag setempat.
D. Beberapa kesalahan umum dalam mutasi siswa yang sering terjadi :
- Tidak menghapus data siswa dari sekolah asal.
- Melakukan mutasi tanpa surat resmi.
- Tidak melaporkan ke dinas pendidikan/kemenag.
- Mengubah NISN tanpa alasan sah.
- Kesalahan ini dapat menyebabkan data ganda di sistem nasional dan menimbulkan masalah administratif seperti bantuan BOS, PIP, dan ijazah
E. Tips agar Proses Mutasi Lancar :
- Pastikan semua dokumen telah dilegalisir.
- Simpan salinan digital (scan) setiap dokumen penting.
- Komunikasikan dengan sekolah tujuan terkait ketersediaan kuota kelas.
- Lakukan mutasi di awal semester.
- Pastikan operator sekolah melakukan sinkronisasi Dapodik/EMIS setelah mutasi.
F. Penutup
Mutasi siswa merupakan hak setiap peserta didik untuk mendapatkan lingkungan belajar yang lebih sesuai, namun pelaksanaannya harus melalui prosedur resmi agar data pendidikan tetap valid. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, sekolah, orang tua, dan siswa dapat menjalankan proses mutasi dengan tertib, transparan, dan tanpa kendala administratif. Administrasi yang rapi adalah bagian penting dari menjaga keberlanjutan pendidikan anak di masa depan.